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Contrôler le stockage SharePoint avec les limites de l'historique des versions

Un problème courant avec le stockage SharePoint est que vous pouvez rapidement manquer d’espace de stockage. Vous pouvez acheter de l’espace de stockage supplémentaire, mais comme vous le savez peut-être, cela coûte assez cher. Désormais, la principale cause de la consommation excessive de stockage est la gestion des versions des fichiers dans SharePoint.

La gestion des versions de fichiers est une fonctionnalité intéressante, mais le problème survient lorsque vous stockez des fichiers volumineux. Parce que chaque version est une copie complète du fichier, et cela peut s'accumuler très rapidement. Pour atténuer ce problème, Microsoft a publié une nouvelle fonctionnalité, Limites de l'historique des versions, qui vous donne plus de contrôle sur le nombre de versions conservées.

Dans cet article, nous examinerons comment les nouvelles limites de l'historique des versions se comparent aux paramètres de gestion des versions existants dans SharePoint et comment les activer pour votre locataire.

Limites de l'historique des versions par rapport au contrôle de version SharePoint

La gestion des versions de fichiers est activée par défaut pour tous les sites SharePoint et OneDrive. Avec les paramètres par défaut, SharePoint et OneDrive conserveront 500 versions de chaque fichier. C’est parfait lorsque nous parlons d’un fichier Word de seulement 100 Ko.

Mais cela devient un problème lorsque nous stockons des fichiers plus volumineux, comme des PDF, des fichiers graphiques, des dessins ou des formats de fichiers volumineux. Jetez un œil à la capture d'écran ci-dessous, j'ai un fichier PSD (PhotoShop) qui ne fait que 36 Mo, mais OneDrive en a stocké 245 versions. Ce fichier consomme donc 8,5 Go !

Nous avions désormais déjà la possibilité de contrôler le nombre de versions conservées dans SharePoint et OneDrive via les paramètres de la bibliothèque de documents. Ici, nous pouvons réduire le nombre de versions à conserver à un minimum de 100, ce qui est en fait encore beaucoup.

Le problème avec cette méthode est que nous devons la configurer pour chaque bibliothèque de site. Nous pouvons bien sûr utiliser PowerShell pour cela, mais tous les nouveaux sites doivent également être configurés. Et le nombre minimum de versions est de 100. Avec l’exemple ci-dessus, cela représente toujours plus de 3 Go pour un fichier.

Limites de l'historique des versions

La nouvelle fonctionnalité, Limites de l'historique des versions, vous permet de configurer facilement le nombre de versions à conserver pour les nouvelles bibliothèques de documents SharePoint et les comptes OneDrive. Il n'écrase pas les sites ou les comptes OneDrive existants, mais nous avons également une solution pour cela.

En plus de définir le nombre de versions majeures que nous souhaitons conserver, nous pouvons également configurer un âge maximum pour une version. On peut par exemple configurer pour supprimer une version au bout de 3 mois, ou 1 an.

La véritable force de cette nouvelle fonctionnalité réside dans le réglage Automatique. Lorsqu'il est activé, l'algorithme intelligent stockera les versions en fonction de la date de création. À mesure que les versions vieillissent, moins de versions anciennes sont stockées, conservant les quelques versions les plus probablement nécessaires.

Cette réduction des anciennes versions aboutit au schéma de rétention suivant :

  • 30 premiers jours : toutes les versions dans la limite de 500 comptes sont conservées
  • 30 à 60 jours - Les versions horaires sont stockées
  • 60 à 180 jours : les versions quotidiennes sont stockées
  • Après 180 jours - Versions hebdomadaires jusqu'à la limite de 500 comptes.

Si nous comparons les trois méthodes, le nombre maximum de versions (limite de nombre), la limite d'âge (expiration) et la limite automatique, nous pouvons voir que le nombre de versions stockées diminue progressivement avec les limites automatiques, par rapport aux autres options. :

Gardez à l'esprit que lorsque vous définissez une limite de durée (expiration) pour les versions, vous pouvez vous retrouver avec une seule version du fichier après un délai donné. Par exemple, vous configurez une ancienneté maximale de 6 mois pour les versions de fichiers. Un nouveau fichier a été créé et édité pour le premier mois uniquement. Au bout de 7 mois (à compter de la création initiale du fichier) il ne reste que la dernière version.

Si vous ne disposez d'aucune autre sauvegarde de vos données SharePoint, cela peut avoir un impact sur la résilience de vos données, car vous ne pouvez pas restaurer ou revenir à une version précédente lorsque quelque chose se produit avec ce fichier.

Comment activer la gestion automatique des versions

Les limites de l’historique des versions sont en préversion depuis un certain temps, mais elles devraient désormais être déployées pour tous les locataires. Si vous ne voyez pas l'option après avoir suivi les étapes ci-dessous, lisez simplement la suite, je vais vous montrer comment l'activer avec PowerShell après.

  1. Ouvrez le Centre d'administration SharePoint
  2. Accédez aux Paramètres
  3. Ouvrez les Limites de l'historique des versions
  4. Réglez-le sur Automatiquement

Si vous ne souhaitez pas utiliser l'option Automatique, vous pouvez simplement la laisser activée Manuellement et configurer le nombre maximum de versions majeures que vous souhaitez conserver.

Utilisation de PowerShell pour activer les limites automatiques de l'historique des versions

Nous pouvons également utiliser PowerShell pour activer les limites automatiques de l'historique des versions. Cette option peut également être utilisée lorsque vous ne voyez pas encore la fonctionnalité dans le Centre d'administration SharePoint.

Pour activer la fonctionnalité avec PowerShell, nous avons besoin du module SharePoint Online Management ou du module PnP PowerShell. Assurez-vous que les modules sont mis à jour vers la dernière version avant de continuer.

# Option import the SPO module for PowerShell 7
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell

# Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/'

# Enable Version History Limits
Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Si vous souhaitez utiliser le module PnP PowerShell, utilisez la commande suivante pour activer le paramètre :

# Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' -Interactive

# Enable Version History Limits
Set-PnPTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Nous pouvons également utiliser PowerShell pour configurer les paramètres des limites de l'historique des versions. Pour définir l'historique des versions sur automatiquement, vous devez activer le paramètre suivant :

# SPO Module:
Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

# PnP MOdule:
Set-PnPTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Si vous préférez les paramètres manuels, vous pouvez utiliser les options suivantes pour le configurer :

# Don't expire, and 100 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 0 -MajorVersionLimit 100

# Expire versions after 180 days, and 500 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 180 -MajorVersionLimit 500

Nettoyer les bibliothèques existantes

Les paramètres Limites de l'historique des versions ne s'appliquent qu'aux nouvelles bibliothèques de documents, mais vous souhaiterez probablement également nettoyer les bibliothèques existantes. Pour ce faire, nous pouvons utiliser la nouvelle applet de commande New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob.

Cette applet de commande vous permet de créer des tâches de nettoyage par lots pour les bibliothèques de documents existantes. Nous pouvons spécifier si nous voulons utiliser la méthode de découpage automatique ou configurer les options manuelles pour les bibliothèques.

Note

Les versions de fichiers supprimées par le travail de suppression par lots ne sont pas récupérables ! Ils n’iront pas dans votre corbeille et ne pourront donc pas être restaurés. En cas de doute, effectuez d’abord une analyse What-If !

Les tâches de nettoyage peuvent être créées pour un site SharePoint complet, ou vous pouvez créer une tâche pour une bibliothèque spécifique :

# Apply automatic logic to trim existing versions from a Site
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

# Config count limits (Major versions) for a library
New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit 100

Lorsque vous utilisez PowerShell, vous n’avez bien sûr pas besoin de créer manuellement une nouvelle tâche en arrière-plan pour chaque site. Vous pouvez utiliser le script ci-dessous pour activer les limites de l'historique des versions pour chaque site et supprimer les versions en fonction de la logique automatique :

# Check if script is running in PowerShell 7
if ($psversionTable.PSVersion.major -eq 7) {
    Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell
}

# Connect to SharePoint Online
$spAdminUrl = "https://<your-tenant>-admin.sharepoint.com"
Connect-SPOService -Url $spAdminUrl

# Get all SharePoint Sites
$spoSites = Get-SPOSite -Limit All

# Process each site
$spoSites | ForEach-Object{
    $site = $_
    Write-Host "Creating cleanup job for site: $($site.Url)"
    
    # Check if Version History Limits is enabled for each site
    if ($null -eq (Get-SPOSite -Identity $site.Url).EnableAutoExpirationVersionTrim) 
    {
        # Enable Version History Limits
        Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim:$true -Confirm:$false
    
        # Create a batch to trim versions based on the automatic logic
        try {
            New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $site.Url -Automatic -Confirm:$false 
            Write-Host "Batch trim job created for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Green
        } catch {
            Write-Host "Unable to create job for site: $($site.Url)"
            Write-Host $_.Exception.Message
        }
    }else{
        Write-Host "Version History Limits already enabled for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Cyan
    }
}

# Disconnect from SharePoint Online
Disconnect-SPOService

Conclusion

Les limites de l'historique des versions facilitent grandement la configuration du nombre maximum de versions de fichiers pour vos sites SharePoint, mais la meilleure partie de cette nouvelle fonctionnalité est bien sûr l'option de découpage automatique.

C'est un excellent moyen de récupérer une grande partie de votre espace de stockage SharePoint tout en vous assurant qu'il existe suffisamment de versions disponibles de vos fichiers.

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