Réponses automatiques (Assistant d'absence du bureau) et réponse automatique à l'aide d'une règle de boîte aux lettres - Exchange Online | Partie 1#7

Dans la série d'articles actuelle, nous passerons en revue les différentes options de mise en œuvre de la réponse automatique dans un environnement basé sur Office 365 (Exchange Online). Les termes correspondants sont Réponse automatique, Répondeur automatique, Réponses automatiques ou Absent du bureau.
Le terme « Réponse automatique » (et les termes équivalents) définit une configuration dans laquelle nous configurons un utilisateur de messagerie spécifique (boîte aux lettres) pour répondre aux messages entrants. Envoyez un e-mail à l'aide d'un texte ou d'un modèle d'e-mail prédéfini.

Réponses automatiques (assistant d'absence du bureau) par rapport au répondeur automatique utilisant la règle de la boîte de réception.

De manière générale, dans un environnement basé sur Exchange, il existe deux manières d'implémenter le mécanisme de « Réponse automatique » :

Réponses automatiques (Assistant d'absence du bureau)

Décrivez une fonctionnalité de boîte aux lettres Exchange, créée pour des scénarios dans lesquels le destinataire Exchange est absent pendant une période de temps limitée (vacances, congé de maladie, congé de grossesse, etc.).

Le but des réponses automatiques est de configurer la boîte aux lettres de l'utilisateur pour répondre avec un modèle d'e-mail prédéfini à chaque e-mail entrant afin que l'expéditeur soit au courant de « l'absence » de l'utilisateur Exchange spécifique.

Dans les versions précédentes du serveur Exchange, cette fonctionnalité était décrite comme : Absent du bureau. Le terme formel actuel est Réponses automatiques

Réponse automatique à l'aide de la règle de la boîte de réception Exchange

La règle Exchange Inbox est implémentée par un « moteur de règles » très sophistiqué qui permet à l'utilisateur d'Exchange de créer une « règle » composée d'une « condition », d'« actions » et d'« exceptions ». La règle Exchange Inbox peut être utilisée pour divers scénarios commerciaux et l'un de ces scénarios peut être décrit comme « Réponse automatique ».

De manière générale, il existe de nombreuses similitudes entre cette option Exchange, mais malgré les similitudes, il existe des différences entre cette option, telles que différentes interfaces de gestion, différents personnages, etc.

Répondeur automatique utilisant les réponses automatiques (assistant d'absence du bureau) | Avantages et inconvénients

Réponses automatiques (assistant d'absence du bureau) - Avantages

Les principaux avantages de la fonctionnalité « Réponses automatiques » sont les suivants :

1. Facile à utiliser

Les « Réponses automatiques » sont une option très simple à configurer, sans avoir besoin d'utiliser un assistant de règles sophistiqué.

2. Définition d'un déclencheur d'activation en fonction de types spécifiques de destinataire (destinataire interne ou destinataire externe).

Les « Réponses automatiques » peuvent être activées en fonction des déclencheurs suivants :

• Il existe une option permettant de configurer un ensemble différent de « Réponses automatiques » dans le cas où l'expéditeur est un utilisateur d'origine, par rapport à un scénario dans lequel l'expéditeur est un destinataire externe. La capacité de faire la différence entre un destinataire interne à l'organisation et un « destinataire non organisationnel » nous permet d'utiliser différents ensembles de « réponses » pour chaque type ou destinataire.

3. Empêcher les « boucles de réponse » - Réponses automatiques (assistant d'absence du bureau)

L'avantage exceptionnel du mécanisme de « réponses automatiques » est qu'il peut empêcher la « boucle de réponse ». Le mécanisme « Réponses automatiques » enregistre les informations sur la réponse par e-mail qui est envoyée en tant que réponse automatique à un expéditeur spécifique.
Dans le cas où la réponse automatique a été envoyée à un expéditeur spécifique et que le même expéditeur envoie E -mail à nouveau, le mécanisme « Réponses automatiques » n'enverra pas à nouveau la réponse automatique.

L'Assistant d'absence du bureau envoie une réponse automatique pour informer les utilisateurs qui vous envoient des messages que vous êtes absent du bureau. Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois à l'expéditeur du message. Le décompte est réinitialisé lorsque vous activez l'Assistant d'absence du bureau. Microsoft Exchange efface sa liste interne « Envoyé à » lorsque vous désactivez l'Assistant d'absence du bureau.
Si vous souhaitez recevoir une réponse pour chaque message, utilisez des règles au lieu de l'Assistant d'absence du bureau.

4. Utiliser l'option Conseils Mail

Lorsque le destinataire Exchange de l'organisation crée un nouvel e-mail et ajoute l'adresse e-mail d'autres destinataires Exchange qui configurent l'option « Réponses automatiques », Exchange génère des astuces par e-mail et informe l'expéditeur du fait qu'il va envoyer un e-mail au destinataire qui n'est pas disponible à l'heure actuelle.

5. Utiliser la règle de boîte de réception avec une combinaison de réponses automatiques

Il existe une option permettant d'utiliser une combinaison de réponses automatiques + règle de boîte de réception. Cette « combinaison » permet de définir des scénarios plus complexes dans lesquels on souhaite « étendre » les opérations de la réponse automatique. Par exemple, créez une notification personnalisée pour un expéditeur spécifique.

6. Gérer les réponses automatiques à l'aide de PowerShell

L'administrateur Exchange peut gérer l'option « Réponses automatiques » à l'aide de PowerShell. L'utilisation de PowerShell nous permet de mettre en œuvre des opérations groupées. Par exemple - « activez » l'option Réponses automatiques pour tous les utilisateurs organisés avant une fête nationale.

Réponses automatiques » (Assistant d'absence du bureau) | Désavantages

Les inconvénients de la fonctionnalité « Réponses automatiques » sont les suivants :

1 . Options de conception de texte et d’image limitées.

• Le texte de réponse automatique que nous pouvons utiliser est un peu. Nous pouvons ajouter un message texte qui sera configuré comme « réponse automatique » mais nous ne pouvons pas utiliser un texte de réponse automatique plus avancé qui inclut des images, etc.
• La « logique » des « Réponses automatiques » est limitée à une plage de dates spécifique ou au destinataire externe par rapport au destinataire interne. Par défaut, les « Réponses automatiques » n'incluent pas un « moteur de règles » sophistiqué, qui nous permet de créer une règle « adaptée » à une exigence métier spécifique.

Réponse automatique à l'aide de la règle de boîte de réception Exchange | Avantages et inconvénients.

L'alternative ou le « concurrent » d'Exchange Automatic est la possibilité de créer une « réponse automatique » à l'aide de la règle de la boîte de réception.

La fonctionnalité de règle de boîte de réception est une fonctionnalité Exchange bien connue car la règle de boîte de réception est un outil puissant et utile qui permet à l'utilisateur Exchange de créer une règle personnalisée pour un besoin commercial spécifique.

Le « moteur de règles de boîte de réception » d'Exchange peut couvrir un très large éventail de scénarios possibles.

L'une des règles de boîte de réception possibles que nous pouvons créer est décrite comme « avoir une réponse du serveur à l'aide d'un message spécifique ».

En utilisant cette option de règle de boîte de réception spécifique, permettez-nous de créer une réponse personnalisée (modèle d'e-mail) qui sera « exécutée » ou « activée » lorsqu'une condition spécifique est remplie.

Par exemple, nous pouvons définir une condition très simple qui active la « Réponse automatique » chaque fois qu'un e-mail arrive dans la boîte aux lettres du destinataire. Contre. cette « condition simple », le moteur de règles de la boîte de réception nous permet de définir une condition très sophistiquée qui est construite à partir de nombreux éléments.

Boîte aux lettres de service, règle de boîte de réception et réponse personnalisée

La plupart du temps, nous utiliserons l'option de règle de boîte de réception Exchange configurée pour générer une « Réponse automatique » en utilisant une boîte aux lettres Exchange dédiée qui sera configurée comme « boîte aux lettres de service ».

Le terme « boîte aux lettres de service » désigne un terme technique formel d'Exchange. J'utilise ce terme pour décrire une boîte aux lettres (ou d'autres types de boîtes aux lettres de destinataire Exchange telles que le dossier public) qui servent à représenter un service spécifique de l'organisation tel que le service d'assistance, les ressources humaines, etc.

La plupart du temps, la « boîte aux lettres de service » n'est pas implémentée comme une boîte aux lettres d'utilisateur standard qui « appartient » à un utilisateur spécifique, mais plutôt implémentée comme une boîte aux lettres partagée ou un dossier public activé par la messagerie.

Les utilisateurs de l'organisation concernés qui ont besoin d'accéder à la « boîte aux lettres de service » spécifique se verront attribuer les autorisations requises telles que les autorisations d'accès complet, les autorisations Envoyer en tant que, etc.

Réponse automatique à l'aide de la règle de boîte de réception | Avantages

1. Inbox Rule, un moteur de règles puissant

Comme mentionné, la règle de boîte de réception Exchange a évolué pour devenir un moteur de règles très sophistiqué, capable de couvrir la plupart des scénarios commerciaux courants. Par exemple, nous pouvons créer une condition très complexe qui activera la réponse automatique (« avoir une réponse du serveur à l'aide d'un message spécifique ») uniquement dans un scénario très spécifique.

Un autre exemple est la possibilité de créer plusieurs règles de boîte de réception, qui répondront avec un modèle différent pour différents scénarios.

Réponse automatique à l'aide de la règle de la boîte de réception | Désavantages.

1. Aucun enregistrement de transaction dans l'historique (prise en charge partielle dans les scénarios de bouclage).

Le principal inconvénient de l’utilisation d’une règle de boîte de réception Exchange comme outil de mise en œuvre de la réponse automatique est que la règle de boîte de réception ne connaît pas la « réponse automatique précédente » envoyée aux destinataires.

Par exemple, dans un scénario dans lequel nous créons une règle de boîte de réception qui répondra avec un modèle de courrier prédéfini chaque fois que quelqu'un enverra un e-mail au destinataire, la « réponse » se produira à chaque fois, même dans le cas où la « source » l'expéditeur » envoie un e-mail à plusieurs reprises.

Contre. la fonctionnalité Exchange « Réponses automatiques » (Assistant d'absence du bureau) qui inclut un enregistrement pour « répondre à l'e-mail » à un destinataire spécifique, la règle de boîte de réception n'inclut pas cette information.

Cet inconvénient peut conduire à un scénario qualifié de « tempête de courrier » ou de « bouclage de courrier ».

Pour mieux comprendre le scénario possible de « bouclage de courrier », utilisons le scénario suivant :

1. Destinataire Une boîte aux lettres a été configurée à l'aide d'une règle de boîte de réception permettant de répondre avec un modèle d'e-mail spécifique à chaque e-mail envoyé au destinataire A.
2. La boîte aux lettres du destinataire B a été configurée à l'aide d'une règle de boîte de réception permettant de répondre avec un modèle d'e-mail spécifique à chaque e-mail envoyé au destinataire B.
3. Le destinataire A envoie un e-mail au destinataire B.
   La règle de boîte de réception du destinataire B est « activée » et le destinataire B répond en envoyant une réponse au destinataire A.
4. La règle de boîte de réception du destinataire A est « activée » et le destinataire A répond en envoyant une réponse au destinataire B.

Dans ce type de scénario, le flux de courrier entre ces deux boîtes aux lettres (boîte aux lettres du destinataire A et boîte aux lettres du destinataire B) peut continuer indéfiniment !

Lorsque nous utilisons une règle de boîte de réception, il n'existe aucun moyen de prédire un tel scénario ou d'identifier un tel scénario.

Le scénario de « tempête de courrier » ou de « boucle de retour de courrier » n'est pas un scénario courant car, dans un environnement basé sur Exchange, le serveur Exchange est « suffisamment intelligent » pour ajouter des informations à l'en-tête de l'e-mail qui a été envoyé. généré par la règle de boîte de réception en tant que réponse automatique.

Ces informations devraient éviter le scénario de « tempête de courrier ».

Nous aborderons ce problème plus en détail dans l'article - Réponse automatique dans Office 365 - Gestion des scénarios de boucle de courrier (tempête de courrier) | Partie 7#7

2. Gérer la règle de boîte de réception à l'aide de PowerShell

L'administrateur Exchange peut gérer l'option « règle de boîte de réception » à l'aide de PowerShell, mais la tâche de création de la condition spécifique et de la réponse spécifique n'est pas si simple.

3. Boîte aux lettres partagée et réponse automatique à l'aide de la règle de boîte de réception

Dans le cas où nous utilisons la boîte aux lettres partagée comme « boîte aux lettres gérée » et que nous souhaitons créer une règle de réponse automatique à l'aide de la boîte de réception, nous devrons utiliser une petite astuce pour pouvoir nous connecter à la boîte aux lettres partagée à l'aide du profil de messagerie Outlook, pour créer le requis Réponse automatique à l'aide de la règle de la boîte de réception.

Nous passerons en revue les étapes requises dans l'article - Configuration d'une réponse automatique dans Office 365 à l'aide du dossier public | Partie 3#7

Répondeur automatique utilisant la règle de la boîte de réception par rapport aux réponses automatiques (assistant d'absence du bureau) - Destinataire Exchange

Dans les prochains articles, nous verrons comment implémenter l'option « Réponse automatique » à l'aide de la règle de boîte de réception et des réponses automatiques (assistant d'absence du bureau) en utilisant trois types de boîtes aux lettres du serveur Exchange :

• Boîte aux lettres de l'utilisateur
• Boîte aux lettres partagée
• Dossier public

Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients.
Par exemple :

• Utilisation d'une boîte aux lettres partagée ou d'un dossier public - dans un environnement basé sur Office 365 (Exchange Online), nous n'avons pas besoin d'acheter une licence pour la boîte aux lettres partagée et pour le dossier public.
• L'utilisation de l'option Public Folder nous permet de partager facilement des informations entre de nombreux utilisateurs sans avoir besoin d'ajouter une boîte aux lettres supplémentaire à leur profil de messagerie Outlook.

Dans le tableau suivant, nous pouvons voir la matrice de la boîte aux lettres du destinataire Exchange spécifique et l'option de prise en charge dans les deux options de réponse automatique.

La conclusion principale est que l'option de règle de boîte de réception est prise en charge lors de l'utilisation de tous les types de destinataires Exchange.

Le dossier public Exchange ne prend pas en charge l’option de réponses automatiques (assistant d’absence du bureau).

Règle d'échange et solutions de réponse automatique.

T1 : Qu'en est-il de la possibilité d'utiliser la règle Exchange pour mettre en œuvre une solution de réponse automatique ?

A1 : L'infrastructure de règles du serveur Exchange, considérée comme un « moteur de règles » très puissant et sophistiqué.

La chose intéressante concernant la « fonctionnalité de règle de serveur Exchange » est que, bien que la règle Exchange comprenne une énorme quantité d'options et de scénarios commerciaux différents, à l'heure actuelle, il n'existe aucune option pour créer une règle Exchange qui « activera » la réponse automatique qui sera envoyé à l’expéditeur (l’expéditeur du courrier).

En d’autres termes, à l’heure actuelle, nous ne pouvons pas utiliser l’option « Règle côté serveur Exchange » pour créer une règle de réponse automatique « au niveau de l’organisation ».

Implémentation d'un répondeur automatique dans un environnement Exchange sur site ou Exchange Online

Les démonstrations de la série d'articles actuelle sont basées sur l'environnement Office 365 et Exchange Online. Il est important de souligner que la plupart des informations concernent l’environnement de base Exchange sur site.

Le prochain article de la série d'articles en cours

Configuration des réponses automatiques (absence du bureau) à l'aide d'Outlook, OWA et PowerShell | Partie 2#7