Exporter le rapport de conservation de la boîte aux lettres Office 365 à l'aide de PowerShell

Les organisations soumises aux processus d'enquête et de réglementation de conformité préservent le contenu de la boîte aux lettres (tel que les e-mails, le calendrier ou les notes) lié aux procédures judiciaires en cours ou à venir. Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs mises en attente sur une boîte aux lettres et ne peuvent pas supprimer les boîtes aux lettres mises en attente. L'identification du type de conservation est l'activité principale lors de l'exécution de toute opération de conservation de boîte aux lettres.

Les administrateurs habilités sont responsables de la gestion de bout en bout des boîtes mail en attente. L’utilisation de méthodes automatisées spécifiques pour analyser l’état des processus de conservation des boîtes aux lettres peut grandement aider les administrateurs.

Pourquoi les administrateurs doivent identifier le type de conservation placé sur une boîte aux lettres Exchange Online ?< /envergure>

Les méthodes de conservation des boîtes aux lettres les plus utilisées sont les conservations pour litige, les conservations sur place et les conservations pour conservation. L'administrateur surveille l'état de ces conservations avec des efforts compliqués pour diverses raisons. Peu sont répertoriés ci-dessous.

1. Pour réduire le coût de la licence : vous pouvez supprimer les conservations sur les boîtes aux lettres inactives inutilisées.
2. Pour réduire le stockage - Les administrateurs prévoient de réviser la durée de conservation et de supprimer les boîtes aux lettres gourmandes en stockage en attente.
3. Pour garantir que le contenu de la boîte aux lettres lié à la procédure judiciaire est préservé en permanence.
4. Lors de l'identification de plusieurs mises en attente, les administrateurs peuvent suggérer les meilleures techniques de mise en attente et mettre à jour le paramètre de mise en attente si nécessaire.
5. Grâce à la conservation des données sur la durée de conservation de la boîte aux lettres (date de début et de fin), les administrateurs gèrent facilement la conservation de la boîte aux lettres basée sur le temps.

Afficher l'état des conservations de boîte aux lettres dans Exchange Online

Les administrateurs autorisés (par exemple, Global, Exchange, Conformité , etc.) peuvent afficher l'état des conservations de boîtes aux lettres. De plus, vous devez disposer de rôles administratifs spécifiques pour accéder à la conservation de la boîte aux lettres (par exemple Global, Juridique, Découverte, Recherche de boîte aux lettres). Assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires pour mettre une boîte aux lettres en attente.

À l'aide de l'interface utilisateur : vous pouvez afficher les conservations de boîtes aux lettres dans le Centre d'administration Exchange Online (EAC). Suivez les navigations ci-dessous.

• Rechercher toutes les conservations pour litige : dans le EAC, accédez à « Destinataires » et cliquez sur « Boîtes aux lettres ». Cliquez sur "Choisir les colonnes" et sélectionnez "Conservation pour litige activée". Vous pouvez voir le statut de mise en attente. La principale plainte des utilisateurs ici est que vous ne pouvez pas trouver le statut et conserver les détails sous forme de rapport agrégé n'importe où dans l'EAC.
• Afficher toutes les conservations sur place : l'affichage et la gestion des conservations sur place dans l'EAC sont obsolètes après le lancement de nouvelles fonctionnalités de découverte électronique de conformité.
• Trouver les mises en attente de rétention : dans le CAE, il est impossible d'afficher les boîtes aux lettres en attente de rétention.

Utilisation de PowerShell : vous pouvez utiliser les applets de commande PowerShell Get-Mailbox pour afficher les conservations placées sur les boîtes aux lettres. Cependant, malgré l'utilisation de PowerShell avec plusieurs conditions de filtrage, vous n'aurez pas d'idée claire sur les conservations de boîtes aux lettres (par exemple, le GUID ne divulguera pas directement le type de conservation sur place).

Pour surmonter toutes les impossibilités et limitations de l'interface utilisateur et de PowerShell, nous avons conçu le script tout-en-un 'MailboxHoldReport.ps1'. Nous pouvons maintenant discuter des fonctionnalités du script en détail.

Points forts du script :

• Génère 4 rapports de conservation de boîte aux lettres différents.
• Installe automatiquement le module Exchange Online après votre confirmation lorsqu'il n'est pas disponible sur votre ordinateur.
• Affiche la liste des boîtes aux lettres avec toutes les informations sur les conservations actives pour chaque boîte aux lettres.
• Affiche les boîtes aux lettres pour lesquelles la conservation pour litige est activée, ainsi que la durée de la conservation et d'autres détails.
• Affiche les boîtes aux lettres conservées sur place appliquées.
• Répertorie les boîtes aux lettres placées en conservation pour conservation et leur politique de conservation.
• Prend en charge les comptes MFA et non-MFA .
• Exporte le rapport au format CSV .
• Convivial pour les planificateurs. Vous pouvez automatiser la génération de rapports en transmettant les informations d'identification en tant que paramètres.

Télécharger le script : MailboxHoldReport.ps1

Rapport de conservation de boîte aux lettres - Présentation de l'exécution du script

L'administrateur peut identifier rapidement les boîtes aux lettres soumises à des conservations dans son organisation à l'aide des données du rapport. De plus, les attributs détaillés de chaque rapport facilitent le suivi des stratégies de conservation existantes et la reconstruction des paramètres de conservation de la boîte aux lettres. Nous avons décrit ci-dessous les étapes à suivre pour fournir des informations et générer des rapports.

Avec un format d'exécution simple, vous pouvez obtenir quatre rapports de conservation de boîtes aux lettres mentionnés ci-dessous.

• Rapport sur les boîtes aux lettres sous conservation(s)
• Rapport sur les conservations pour litige
• Rapport sur les conservations sur place
• Rapport sur les retenues de rétention

Nous avons décrit ci-dessous les étapes à suivre pour fournir des informations et générer des rapports.

Répertorier toutes les boîtes aux lettres Office 365 en attente :

Vous pouvez placer différents types de retenues sur une seule boîte aux lettres pour respecter les réglementations de conformité, les procédures légales et les procédures d'enquête. Les administrateurs rencontrent des difficultés pour relier la liste des boîtes aux lettres placées sur chaque boîte aux lettres et collecter les propriétés uniques de chaque type de mise en attente. Vous pouvez vous référer au rapport sur les conservations actives et obtenir rapidement toutes les informations sur les conservations de la boîte aux lettres.

.\MailboxHoldReport.ps1

Grâce au format d'exécution simple et aux détails de la boîte aux lettres, vous pouvez également afficher l'état des boîtes aux lettres d'archives et l'état 'ComplianceTagHoldApplied'.

Exemple de résultat :

Rapport de suspension pour litige dans Office 365 :

Les administrateurs sont responsables de la gestion du stockage de la boîte aux lettres, de la récupération des éléments supprimés et de la préservation du contenu supprimé par les utilisateurs. À l'aide de notre script, vous pouvez identifier le statut et tous les détails importants de la suspension pour litige. Vous pouvez utiliser le rapport pour analyser les propriétés des conservations pour litige et réviser les politiques de conservation pour litige afin de les aligner sur les besoins de l'organisation.

.\MailboxHoldReport.ps1 -LitigationHoldsOnly

Utilisez le paramètre de commutation 'LitigationHoldsOnly' pour obtenir toutes les boîtes aux lettres avec la conservation pour litige. Vous obtiendrez le rapport avec tous les attributs spécifiques des litiges tels que 'LitigationHoldOwner',' LitigationHoldDuration' et 'LitigationHoldDate'.

Exemple de résultat :

Liste des boîtes aux lettres activées pour la conservation sur place :

L'administrateur place des boîtes aux lettres avec plusieurs conservations sur place lorsqu'une boîte aux lettres fait l'objet de diverses enquêtes juridiques. À l'aide de notre rapport de conservation sur place, les administrateurs peuvent identifier les boîtes aux lettres sans conservation et activer les conservations de manière appropriée. En outre, l'administrateur peut utiliser le rapport pour garantir que le contenu du courrier électronique est conservé de manière immuable, sans mécanismes de suppression automatisés (par exemple, MRM) ni interférences de suppression des utilisateurs.

.\MailboxHoldReport.ps1 -InPlaceHoldsOnly

Utilisez le paramètre de commutateur 'InPlaceHoldsOnly' pour obtenir les boîtes aux lettres avec des conservations sur place. Si vous avez plusieurs conservations sur place, vous obtiendrez le nombre exact et les types de conservation sur place tels que « Politique de rétention d'emplacement spécifique, sur place, cas de découverte électronique » dans le rapport, comme indiqué dans l'image.

Exemple de résultat :

Obtenir le rapport sur la boîte aux lettres Office 365 avec conservations :

Les conservations peuvent être configurées pour conserver les éléments de boîte aux lettres appartenant à Exchange Online, aux groupes Microsoft 365 et aux équipes. L'administrateur peut suspendre les processus de MRM par l'assistant géré pour les boîtes aux lettres en activant les conservations. Le rapport de conservation permet d'identifier les boîtes aux lettres avec des conservations, la politique de rétention et la date de fin de conservation pour chaque boîte aux lettres.

.\MailboxHoldReport.ps1 -RetentionHoldsOnly

Utilisez le paramètre de commutateur 'RetentionHoldsOnly' pour obtenir la liste des boîtes aux lettres activées pour la rétention. La 'Étiquette de politique de rétention' dans le rapport donne la description abstraite de la suspension, la 'Date de début de la suspension pour rétention' et la 'Date de fin de la suspension pour rétention' expose la durée de la conservation.

Exemple de résultat :

Rapport de planification des boîtes aux lettres Office 365 en attente :

Étant donné que la plupart des conservations de boîtes aux lettres sont permanentes, vous pouvez planifier le script PowerShell pour surveiller en détail l'état de conservation de la boîte aux lettres. Pour planifier l'exécution, vous pouvez utiliser des comptes MFA et non MFA.

Pour utiliser les comptes administrateur non MFA, essayez le format ci-dessous.

.\MailboxHoldReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -LitigationHoldsOnly

Si le compte administrateur dispose de MFA, ils ne peuvent pas l'utiliser directement pour la planification. Au lieu de cela, vous devez désactiver MFA en fonction de la politique d'accès conditionnel pour que cela fonctionne.

Rapport de suspension de boîte aux lettres - Plus de raisons de suivre :

Les administrateurs d'autres groupes de gestion peuvent également utiliser ce rapport plus efficacement pour gérer les boîtes aux lettres. Retrouvez ci-dessous les utilisations complémentaires.

• Modifiez la durée de conservation d'une boîte aux lettres inactive.
• Supprimez une boîte aux lettres inactive lorsqu'aucune conservation n'est requise.
• Activez les boîtes aux lettres d'archives pour les boîtes aux lettres en attente.
• Identifie la date de fin des retenues et met à jour la durée de la retenue.
• Identifie l’état de conservation de l’étiquette de conformité pour comprendre les performances de l’étiquette de rétention.

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La surveillance des boîtes aux lettres via EAC et PowerShell peut présenter plusieurs défis, et certains des inconvénients sont longs, sujets aux erreurs, manquent d'automatisation et offrent une visibilité limitée sur l'état de conformité d'une organisation.

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Nous espérons que ce blog sera utile pour connaître l'état des réservations de boîtes aux lettres. Si quelque chose ne vous semble toujours pas clair, veuillez laisser un commentaire et nous répondrons à vos questions.