Que sont les groupes Office 365 ?

Les groupes Office 365 sont similaires aux groupes de sécurité que nous voyons dans Active Directory, cependant, ils présentent certains avantages supplémentaires, que nous allons explorer.

Tout d’abord, clarifions ce qu’est réellement un « groupe ».

Que sont les groupes Office 365 ?

Un groupe est un peu comme un conteneur dans lequel sont placés les utilisateurs. Chaque groupe se verra attribuer un ensemble d'autorisations qui déterminent la manière dont les utilisateurs du groupe peuvent accéder à vos données, applications et à toute autre partie pertinente de votre réseau.

Les groupes Office 365 sont une méthode permettant de fournir un service d'adhésion qui couvre plusieurs produits Microsoft, tels que SharePoint, Planner, Outlook, OneNote, Power BI, Teams, etc. Cela signifie que les politiques que nous assignons à ces groupes ont une portée plus large. Par exemple, ils peuvent être appliqués à la fois aux projets et aux équipes, plutôt qu’à des produits uniques. Les groupes Office 365 sont stockés dans Azure Active Directory et un groupe peut comprendre jusqu'à 10 propriétaires et plus de 1 000 membres. En raison de la portée et de la polyvalence des groupes Office 365, Azure AD remplace rapidement Windows Active Directory en tant que service d'annuaire par défaut pour les produits Microsoft.

Pourquoi les groupes Office 365 sont-ils utiles ?

Ce n’est pas seulement le service d’adhésion inter-applications proposé par les groupes Office 365 qui les rend populaires auprès des organisations, mais également la manière dont les groupes s’intègrent et communiquent avec les différents produits Microsoft. Lorsque vous créez un groupe Office 365, un espace de travail dédié à ce groupe est automatiquement créé et associé à l'application Microsoft concernée. Par exemple, si un groupe est créé et a accès au Planificateur, un nouveau plan est créé. Si un groupe est créé avec accès à SharePoint, Outlook, Power BI et Teams, de nouvelles collections de sites, groupes, espaces de travail et équipes sont créés respectivement. La même chose est vraie à l'inverse, car dans, les groupes sont automatiquement créés pour chaque produit Microsoft enregistré.

Comment créer un groupe Office 365

Il existe de nombreuses façons différentes de créer un groupe Office 365. Cependant, étant donné que les employés ont tendance à passer une grande partie de leur temps à rédiger, lire et répondre aux e-mails, la création de groupes à partir d'Outlook (en ligne et sur ordinateur) est probablement la plus courante.

Vous pouvez créer des groupes depuis SharePoint Home, où l'utilisateur a le choix de créer un groupe Office 365 ou un site de communication, ou depuis OneDrive, Planner, Power BI, Teams et bien d'autres.

Lorsque vous créez un groupe à partir de l'une de ces applications, les espaces suivants sont également créés : liste de distribution de courrier Outlook, calendrier de groupe Outlook, collection de sites SharePoint et planificateur. Cependant, lorsque vous créez un groupe à partir de Teams, une nouvelle équipe est également créée.

Par défaut, n'importe qui dans votre organisation peut créer un groupe Office 365, en supposant qu'il soit membre d'un groupe existant. Comme mentionné précédemment, un groupe peut compter jusqu'à 10 propriétaires et plus de 1 000 membres. Les membres externes (à ne pas confondre avec les utilisateurs externes dans SharePoint) sont appelés invités. Un groupe peut être défini comme public ou privé, cependant, les groupes privés sont toujours visibles par les autres utilisateurs. Enfin, il est possible de classer les groupes, y compris les produits auxquels ils sont connectés, afin d'appliquer automatiquement des politiques de sécurité à ces groupes.

Comment gérer les groupes Office 365

Pour gérer les groupes Office 365, vous devez être un administrateur disposant de droits d'administrateur global. Ensuite, vous pouvez simplement gérer les groupes Office 365 à partir du Centre d'administration Office 365.

Selon Microsoft lui-même, il existe trois modèles principaux de provisionnement des groupes Office 365 : ouvert, dirigé par l'informatique et contrôlé.

• Ouvert : il s'agit du modèle par défaut. Il permet aux utilisateurs de créer leurs propres groupes sans avoir besoin de l'approbation du service informatique.
• Dirigé par le service informatique : les utilisateurs doivent demander l'autorisation du service informatique avant de créer des groupes. Le service informatique peut alors contrôler dans une certaine mesure le processus et garantir que le bon outil de collaboration est utilisé.
• Contrôlé : la création de groupes est limitée à certains individus, équipes ou services.

Les politiques de dénomination des groupes Office 365 peuvent également être gérées pour vous permettre de mettre en œuvre des normes qui simplifient la gestion ; tels que des préfixes ou des suffixes et interdisant également l'utilisation de noms particuliers.

Les groupes Office 365 ont des propriétaires, et ces propriétaires peuvent gérer eux-mêmes les groupes en ajoutant ou en supprimant des membres, ainsi qu'en effectuant certaines des curations de contenu les plus élémentaires. Normalement, cela se fait via Outlook. Si le propriétaire du groupe quitte l'organisation, l'administrateur peut garantir que le propriétaire du groupe est modifié. Si vous disposez d'Exchange Online, vous pouvez également gérer le groupe depuis le Centre d'administration Office 365 ou PowerShell.

L'expiration du groupe peut également être automatisée à l'aide de politiques d'expiration, et les membres du groupe peuvent être avertis un certain délai avant l'expiration d'un groupe.

Pour plus d'informations sur la gestion des groupes Office 365, cliquez ici.