Utilisateurs invités Microsoft 365 et accès externe : le guide complet

Avec sa suite de productivité phare Microsoft 365 (anciennement Office 365), Microsoft vise à briser les silos commerciaux traditionnels qui entravent le partage de contenu et la collaboration. Les fonctionnalités imbriquées de SharePoint Online et OneDrive for Business permettent aux utilisateurs de collaborer avec un large éventail de collègues, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de leur organisation.

Malgré ses avantages, le partage de fichiers présente plusieurs risques. Que se passe-t-il si vos fichiers sont partagés par inadvertance ou délibérément avec les mauvais utilisateurs ? Que se passe-t-il si les utilisateurs gèrent mal des informations sensibles ? Comment pouvez-vous garder le contrôle de vos utilisateurs invités ?

Pour atténuer les problèmes de sécurité liés au partage, il est important de comprendre comment configurer les deux mécanismes de partage dans Microsoft 365 :

• Accès invité : partage de contenu avec des membres invités dans des groupes Microsoft 365 ou Microsoft Teams
• Partage externe : partage de liens vers des ressources SharePoint et OneDrive spécifiques avec des parties externes

Cet article explique comment gérer les utilisateurs invités et les accès externes dans Microsoft 365 pour garantir la continuité des activités sans compromettre la sécurité de vos données critiques :

• Accès invité dans Microsoft 365

  • Comment activer ou restreindre la fonctionnalité d'accès invité
  • Comment ajouter un utilisateur invité à un groupe
  • Quel est le niveau d’accès d’un utilisateur invité ?

• Partage externe dans Microsoft 365 : SharePoint Online

  • Comment gérer le partage à l'échelle du locataire

    • Utilisation du Centre d'administration SharePoint
    • Utilisation du Centre d'administration Microsoft 365
    • Utiliser Azure AD

  • Comment gérer l'accès au niveau du site dans SharePoint Online par des utilisateurs externes

    • Comment modifier le paramètre de partage externe d'un site
    • Comment restreindre l'accès à un site en fonction du domaine utilisateur

• Partage externe dans OneDrive Entreprise

  • Comment gérer le partage à l’échelle du locataire pour OneDrive

    • Comment configurer le partage OneDrive via le centre d'administration SharePoint
    • Comment configurer le partage OneDrive via le centre d'administration OneDrive
  • Comment gérer le partage externe pour un OneDrive individuel
• Comment atténuer le risque de partage externe non autorisé de données critiques
• FAQ

Accès invité dans Microsoft 365

En back-end, les groupes Microsoft 365 sont des objets dans Azure Active Directory (Azure AD). Chaque objet de groupe dans Azure AD contient des informations d'identification uniques telles que :

• Informations sur le propriétaire du groupe
• URL des ressources associées
• Liste des membres du groupe, y compris les comptes invités

Comment activer ou restreindre la fonctionnalité d'accès invité

Par défaut, la fonctionnalité d'accès invité est activée pour un locataire Microsoft 365, ce qui signifie qu'un propriétaire de groupe Microsoft 365 peut inviter toute personne disposant d'un compte de messagerie professionnel ou grand public à devenir membre invité du groupe.

En tant qu'administrateur Microsoft 365, vous pouvez définir le niveau d'accès externe pour le locataire en accédant à la page Groupes Microsoft 365 dans le Centre d'administration Microsoft 365. Sous Services et compléments, vous pouvez contrôler s'il faut désactiver complètement l'accès des invités et si les propriétaires de groupes sont autorisés à inviter des utilisateurs invités.

Vous pouvez également utiliser PowerShell pour limiter la stratégie d'accès invité. Par exemple, vous pouvez :

• Empêchez les utilisateurs invités d’accéder à un groupe spécifique.
• Bloquez les invités externes d'un domaine spécifique.

Comment ajouter un utilisateur invité à un groupe

N'importe quel membre du groupe peut désigner un utilisateur externe du groupe Office 365 pour un accès invité, mais seul le propriétaire du groupe peut accorder l'accès invité. Le processus d'ajout d'un utilisateur invité à un groupe se déroule comme suit :

1. Le propriétaire du groupe ou un membre du groupe utilise la commande Groupes > Ajouter des membres pour désigner l'utilisateur externe comme membre en saisissant l'adresse e-mail de l'utilisateur.
2. Le propriétaire du groupe examine les autorisations d'accès que l'invité recevrait en rejoignant et approuve la nomination.
3. Le voyageur reçoit un e-mail de bienvenue et peut commencer à participer aux activités de groupe.

Quel est le niveau d’accès d’un utilisateur invité ?

Membres invités d’un groupe Microsoft 365 :

• Ne pas avoir d'accès direct à aucun des sites du groupe, comme un site d'équipe dans SharePoint
• Peut participer à des activités de groupe via des conversations et des invitations de calendrier de groupe envoyées dans leur boîte de réception e-mail
• Peut accéder aux fichiers partagés inclus dans les messages électroniques, tels que les pièces jointes ou les liens, à condition que l'administrateur ait activé les autorisations de partage de fichiers requises.

Partage externe dans Microsoft 365 : SharePoint Online

Les fonctionnalités de partage externe de SharePoint Online peuvent être gérées à deux niveaux :

• Dans l’ensemble du client Microsoft 365, via le centre d’administration SharePoint, le centre d’administration Microsoft 365 ou Azure AD
• Au niveau des sites

Comment gérer le partage à l'échelle du locataire

Utilisation du Centre d'administration SharePoint

Pour configurer les paramètres de partage externe pour l'ensemble du locataire, accédez à la page Partage du centre d'administration SharePoint. La section Partage externe de cette page contient des options qui vous permettent de contrôler le niveau de partage à l'échelle du locataire dans SharePoint :

• Uniquement les personnes de votre organisation : désactivez le partage externe et limitez le partage aux utilisateurs internes uniquement. Il s'agit du paramètre par défaut pour les sites de communication et les sites classiques dans SharePoint. En tant que bonne pratique de sécurité, il est recommandé de désactiver le partage externe à l’échelle du locataire en sélectionnant cette option.
• Invités existants : autorisez le partage avec des utilisateurs externes qui ont déjà été ajoutés à votre Azure AD. Les invités existants peuvent avoir rejoint votre Azure AD en acceptant une invitation de partage dans le passé ou en étant ajoutés en tant qu'utilisateurs invités par un administrateur. dans le portail Azure. Cette option nécessite que les invités s'authentifient dans Microsoft 365 avec des informations d'identification valides avant de pouvoir accéder aux ressources partagées.
• Invités nouveaux et existants : accordez aux propriétaires de sites et aux utilisateurs l'autorisation de contrôle total pour partager des sites avec des utilisateurs externes. Les utilisateurs du site peuvent également partager des fichiers et des dossiers pour collaborer avec des utilisateurs externes.
• Tout le monde : autorisez toute personne disposant du lien vers la ressource à accéder à la ressource et à transmettre le lien à d'autres personnes. Cette option est sélectionnée par défaut, mais il est recommandé de modifier le paramètre de partage externe sur Uniquement les personnes de votre organisation. Méfiez-vous de laisser l'option Tout le monde sélectionnée, car elle ouvre la porte à un partage incontrôlé avec des utilisateurs anonymes et non authentifiés et peut mettre en danger des données sensibles.

Si vous choisissez d'autoriser le partage avec Tout le monde, vous pouvez améliorer la gestion et la sécurité des documents en configurant les paramètres avancés recommandés :

• Configurez les liens Tout le monde pour qu'ils expirent après une certaine période de temps.
• Restreindre les liens invités pour autoriser uniquement l’accès en visualisation aux fichiers et dossiers.
• Limitez l'accès aux liens par défaut à Uniquement les personnes de votre organisation.
• Activez la fonctionnalité de pièces jointes sécurisées ATP.
• Restreindre le partage externe avec les utilisateurs des domaines bloqués.

Utilisation du Centre d'administration Microsoft 365

Vous pouvez également configurer le partage au niveau du locataire pour SharePoint en accédant au Centre d'administration Microsoft 365 et en sélectionnant Paramètres > Services et compléments > Sites. Cette page vous permet de configurer les mêmes options de partage externe que le centre d'administration SharePoint.

Utiliser Azure AD

Pour le plus haut niveau de contrôle sur l’accès externe à SharePoint, configurez les paramètres de partage dans Azure AD. Vous pouvez aborder la configuration du partage Azure AD de deux manières :

• Demandez à SharePoint d’utiliser sa propre liste de partage externe, indépendante d’Azure B2B, et de configurer les paramètres des relations organisationnelles dans Azure AD. Connectez-vous au portail Azure et sélectionnez Azure Active Directory > Présentation > Relations organisationnelles. Accédez à la page Paramètres et définissez les paramètres de partage externe SharePoint en ligne que vous souhaitez utiliser pour votre organisation.
• Demandez à SharePoint d'utiliser les paramètres de partage externe définis dans Azure B2B et de configurer la collaboration B2B dans Azure AD.

Conseil : Les paramètres de partage configurés dans Azure AD remplacent les paramètres de partage configurés dans le centre d'administration Microsoft 365 ou le centre d'administration SharePoint. Par exemple, si vous autorisez le partage externe via le centre d'administration Microsoft 365 mais désactivez le partage externe via Azure AD, le paramètre Azure AD est prioritaire et le partage externe sera désactivé pour votre organisation.

Comment gérer l'accès au niveau du site dans SharePoint Online par des utilisateurs externes

En plus de configurer des stratégies de partage à l'échelle du locataire, vous pouvez restreindre davantage le partage externe pour un site SharePoint spécifique. Pour ce faire, vous devez disposer des privilèges d’administrateur global ou d’administrateur SharePoint. Les propriétaires de sites ne peuvent pas modifier les paramètres de partage externe des sites.

Comment modifier le paramètre de partage externe d'un site

1. Dans le centre d'administration SharePoint, accédez à Sites > Sites actifs.
2. Cochez la case à côté du nom du site.
3. Cliquez sur l'icône « i » dans le coin supérieur droit de la page.
4. Sélectionnez le niveau de partage souhaité dans la liste des options de partage. Il s’agit des quatre mêmes options de partage disponibles pour la configuration à l’échelle du locataire.

Conseil : Le paramètre de partage externe pour un site spécifique doit être identique ou plus restrictif que le paramètre au niveau du locataire. Par exemple, si le partage à l'échelle du locataire est limité aux Invités existants, le paramètre de partage d'un site spécifique peut être modifié sur Uniquement les personnes de votre organisation, mais il ne peut pas être modifié. à une option plus permissive telle que Tout le monde.

Dans un autre cas d'utilisation typique, un administrateur global ou SharePoint doit empêcher les utilisateurs externes d'un certain domaine réseau d'accéder à un site spécifique. Par exemple, les utilisateurs du domaine Client A ne doivent pas pouvoir accéder à un site spécifiquement conçu pour le partage collaboratif avec le Client B.

Comment restreindre l'accès à un site en fonction du domaine utilisateur

1. Dans le centre d'administration SharePoint, accédez à Sites > Sites actifs.
2. Cochez la case à côté du nom du site.
3. Accédez à l'onglet Politiques.
4. Sous Partage externe, cliquez sur Modifier.
5. Sous Paramètres avancés pour le partage externe, cochez la case en regard de Limiter le partage externe par domaine.
6. Cliquez sur Ajouter des domaines.
7. Sélectionnez Autoriser uniquement des domaines spécifiques.
8. Saisissez le nom de domaine complet (FQDN) de chaque domaine que vous souhaitez ajouter à la liste verte. Seuls les utilisateurs des domaines répertoriés seront éligibles aux invitations sur le site.

Partage externe dans OneDrive Entreprise

OneDrive Entreprise est un référentiel personnel que les utilisateurs peuvent utiliser pour stocker et synchroniser des fichiers sur plusieurs appareils. En ce sens, OneDrive fonctionne comme un répertoire personnel ou un lecteur personnel mappé qui permet aux utilisateurs d'enregistrer des fichiers dans le stockage cloud et de les récupérer depuis n'importe quel appareil.

De nombreux clients utilisent également OneDrive pour partager des éléments avec d’autres utilisateurs, bien que OneDrive n’ait pas été conçu à cet effet. En tant qu'administrateur, vous pouvez décider du niveau d'accès dont disposent les utilisateurs externes aux fichiers OneDrive de votre organisation.

Comment gérer le partage à l’échelle du locataire pour OneDrive

Les paramètres de partage à l’échelle du locataire s’appliquent à toutes les instances OneDrive pour les utilisateurs de votre compte Microsoft 365. Il existe deux portails via lesquels vous pouvez configurer ces paramètres de partage pour OneDrive :

• La page Partage du centre d'administration SharePoint (Microsoft recommande d'utiliser cette page pour configurer vos paramètres de partage OneDrive)
• La page Partage du centre d'administration OneDrive

Comment configurer le partage OneDrive via le centre d'administration SharePoint

Suivez les instructions et les directives décrites précédemment dans « Comment gérer le partage à l'échelle du locataire via le Centre d'administration SharePoint ». OneDrive propose les quatre mêmes options de partage que SharePoint.

Conseil : Le niveau de partage pour OneDrive doit être identique ou plus restrictif que le niveau de partage pour SharePoint. Par exemple, si le partage à l'échelle du locataire dans SharePoint est défini sur Invités existants, vous pouvez uniquement configurer OneDrive pour utiliser le même paramètre ou le paramètre plus restrictif Uniquement les personnes de votre organisation. .

Comment configurer le partage OneDrive via le centre d'administration OneDrive

1. Connectez-vous au centre d'administration OneDrive.
2. Accédez à Partage

Ici, vous pouvez définir le niveau de partage externe pour OneDrive et configurer des contrôles de partage plus précis tels que :

• Le type de lien généré par défaut lorsqu'un utilisateur partage un fichier
• Le délai d'expiration des liens
• S'il faut autoriser les privilèges de modification et de téléchargement pour les liens qui partagent des fichiers ou des dossiers OneDrive en externe
• Domaines spécifiques pour autoriser ou empêcher les utilisateurs de recevoir des invitations de partage
• Si les utilisateurs externes doivent utiliser le même compte pour recevoir et accepter les invitations de partage
• Si les utilisateurs externes peuvent partager du contenu qui ne leur appartient pas
• Si les propriétaires de contenu peuvent auditer la liste des utilisateurs qui ont consulté leur contenu

Comment gérer le partage externe pour un OneDrive individuel

Pour personnaliser le niveau de partage pour le OneDrive d’un utilisateur spécifique, utilisez le Centre d’administration Microsoft 365 :

1. Connectez-vous au centre d'administration Microsoft 365 avec des privilèges d'administrateur global ou d'administrateur SharePoint.
2. Accédez à Utilisateurs > Utilisateurs actifs.
3. Sélectionnez l'utilisateur OneDrive pour lequel vous souhaitez modifier le niveau de partage.
4. Accédez à l'onglet OneDrive.
5. Sélectionnez Gérer le partage dans la section Partage.
6. Configurez le niveau de partage externe et enregistrez vos modifications.

Conseil : Le niveau de partage externe pour un OneDrive individuel doit être identique ou plus restrictif que le niveau de partage configuré pour l'ensemble du locataire OneDrive.

Comment atténuer le risque de partage externe non autorisé de données critiques

La classification de vos données vous aidera à comprendre où résident vos données critiques, notamment si un site ou une collection de sites SharePoint Online particulier ou un dossier OneDrive Entreprise partagé avec des utilisateurs externes contient des données sensibles. Cet aperçu vous permettra de mettre en place un partage externe en fonction de la sensibilité et de la valeur des données qui y sont stockées.

Pour garantir une découverte et une classification complètes et précises des données, choisissez une solution avancée telle que Netwrix Data Classification. Son marquage des données automatisé et très précis vous permet de choisir les paramètres de partage appropriés et permet également aux utilisateurs de trouver facilement les données dont ils ont besoin. Le balisage améliorera également l'efficacité de la prévention des pertes de données (DLP), de la gestion des droits d'information, de la gestion des dossiers et d'autres solutions de gouvernance des données que votre organisation utilise déjà ou prévoit de mettre en œuvre. Vous pouvez également configurer des flux de travail qui déplaceront automatiquement les données surexposées des référentiels SharePoint Online et OneDrive Entreprise vers une zone de quarantaine désignée.

FAQ

Qui sont les utilisateurs invités dans Microsoft 365 ?

Un invité est tout utilisateur externe qui a reçu l'autorisation du propriétaire d'un groupe Microsoft 365 de participer à des conversations de groupe, à des invitations de calendrier, au partage de fichiers et à des activités de bloc-notes. Les utilisateurs invités de Microsoft 365 sont identiques aux utilisateurs invités d’Office 365.

Qu'est-ce que le partage externe dans Microsoft 365 ?

Le partage externe fait référence à la capacité des utilisateurs de SharePoint Online et OneDrive à partager des liens d'accès aux fichiers et dossiers avec des utilisateurs externes. Les propriétaires de sites SharePoint peuvent également partager l'accès au site avec des utilisateurs externes.

Comment puis-je obtenir une liste des utilisateurs invités dans mon client Microsoft 365 ?

Tu peux soit:

• Visitez la page Invités dans le centre d’administration Microsoft 365.
• Utilisez PowerShell pour Azure AD et exécutez un script qui utilise systématiquement l'applet de commande Get-AzureADuser et génère la liste des utilisateurs invités dans un fichier CSV.

Comment puis-je savoir quels utilisateurs externes ont accès à SharePoint Online ?

Téléchargez l'outil de requête de recherche SharePoint et suivez le processus décrit dans cet article du support Microsoft pour obtenir une liste de toutes les ressources auxquelles les utilisateurs externes ont accès.

Puis-je limiter le partage externe de fichiers dans Microsoft 365 ?

Oui, vous pouvez désactiver complètement le partage externe pour votre organisation. Il existe également des moyens de limiter le partage externe. Par exemple, vous pouvez :

• Partager uniquement avec les invités Azure AD qui fournissent des informations d'authentification valides
• Configurer les liens de partage de fichiers avec des autorisations d'affichage uniquement
• Empêcher les utilisateurs de domaines réseau spécifiques de recevoir des invitations de partage

Comment gérer le partage externe dans Microsoft 365 ?

En tant qu'administrateur global ou administrateur SharePoint, vous pouvez gérer le partage externe à l'aide de PowerShell ou de l'un des portails suivants :

• Centre d'administration SharePoint
• Centre d'administration Microsoft 365
• Centre d'administration OneDrive
• Portail Azure