Comment gérer les fichiers et dossiers partagés dans OneDrive et SharePoint ?

À l’ère numérique d’aujourd’hui, les solutions de stockage cloud comme OneDrive sont devenues un outil essentiel pour stocker et partager des fichiers. OneDrive offre une collaboration transparente en vous permettant de partager des fichiers et des dossiers avec d'autres. Même si le partage de fichiers et de dossiers peut grandement améliorer la collaboration et la productivité, il est crucial de contrôler qui a accès à votre contenu partagé. Le partage d’informations sensibles avec des personnes non autorisées peut avoir de graves conséquences, notamment des violations de données et des atteintes à la vie privée. Jetons un coup d'œil à toutes les façons de gérer les fichiers et dossiers partagés dans OneDrive et SharePoint.

Je voudrais également donner quelques informations sur le retrait par Microsoft des colonnes SharedWith et SharedWithDetails sur OneDrive et SharePoint, à partir de début juin (MC545906). Commençons!

Gérer les fichiers partagés dans OneDrive et SharePoint

Pour gérer efficacement les fichiers et dossiers partagés dans SharePoint et OneDrive, il est essentiel de savoir où trouver des informations sur les personnes qui ont accès à ces fichiers et dossiers. Voici les différents emplacements où les informations de partage sont accessibles.

Afficher les fichiers « Partagés avec vous ».
Examinez les fichiers partagés à l’aide de « Gérer l’accès ».
Suivez le partage de fichiers et de dossiers à l’aide des journaux d’audit Microsoft 365.
Générez un rapport sur le partage de fichiers et de dossiers.

1. Afficher les fichiers « partagés avec vous »

Pour découvrir les fichiers/dossiers OneDrive qui sont partagés avec vous et partagés par vous, ouvrez OneDrive et accédez à l'onglet « Partagé » dans le volet de gauche.

Fichiers et dossiers OneDrive partagés avec vous :

Cette section affiche les fichiers et dossiers OneDrive qui ont été partagés avec vous. Il fournit des informations sur les personnes qui ont partagé les fichiers avec vous, la date du partage et un résumé de la dernière activité sur ces fichiers.

Fichiers et dossiers OneDrive partagés par vous :

Dans cette section, vous pouvez consulter les fichiers et dossiers que vous avez partagés avec d'autres. Il vous permet également d'examiner par qui les fichiers ont été modifiés.

En accédant à ces sections dans l'onglet « Partagé », vous pouvez gérer et surveiller les activités de partage de vos fichiers et dossiers OneDrive.

Fichiers et dossiers SharePoint « partagés avec le site » :

Lorsqu'il s'agit de SharePoint Online, la gestion des fichiers et dossiers partagés sur un site nécessite de naviguer vers les documents du site correspondant et de trouver le panneau « Partagé avec nous ». Cela vous permet de suivre facilement les fichiers et dossiers SharePoint qui ont été partagés avec vous sur ce site particulier.

2. Examiner les fichiers partagés à l'aide de Gérer l'accès

Utilisez la page Paramètres de partage pour gérer les paramètres de partage par défaut, les règles de partage et d'autres paramètres de partage à l'échelle de votre organisation.

Ouvrez OneDrive/SharePoint et accédez à la section « Mes fichiers/documents », où se trouvent vos fichiers et dossiers.
Recherchez le fichier ou le dossier spécifique dont vous souhaitez gérer l'accès.
Cliquez sur l'option « Plus » (trois points).
Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez l'option « Gérer l'accès ».
Sur la page "Gérer l'accès", vous verrez une liste des utilisateurs et des groupes qui ont actuellement accès au fichier ou au dossier. Cette liste fournit des informations sur leur niveau d'accès, par exemple s'ils peuvent modifier ou afficher le fichier.

Est-il possible de supprimer des utilisateurs après avoir partagé un fichier dans OneDrive/SharePoint ?

Oui! À partir de cette page, vous pouvez effectuer diverses actions pour gérer l'accès, telles que l'ajout ou la suppression d'utilisateurs, la modification de leurs autorisations ou la génération d'un lien pour partager le fichier ou le dossier avec d'autres. En adhérant aux meilleures pratiques de partage de liens dans SharePoint Online et OneDrive, vous pouvez rationaliser l'ensemble du processus de gestion et le rendre plus efficace.

3. Suivre le partage de fichiers/dossiers à l'aide des journaux d'audit Microsoft 365

Pour suivre les fichiers et dossiers partagés dans Microsoft 365, vous pouvez utiliser la fonction de recherche de journal d'audit intégrée. En utilisant les journaux d'audit Microsoft 365, vous pouvez facilement déterminer qui a accédé ou partagé un fichier ou un dossier dans SharePoint/OneDrive.

Connectez-vous au portail de conformité Microsoft 365.
Dans le volet gauche du portail de conformité, recherchez et sélectionnez l'option « Audit ».
Dans la section "Activités", recherchez Activités de partage et de demande d'accès" pour vous concentrer sur les événements liés au partage.
Sélectionnez le « Fichier, dossier ou site partagé » dans les activités. Vous pouvez sélectionner d'autres activités en fonction de vos besoins.
Spécifiez une plage de dates et d'heures spécifiques pour affiner la recherche d'événements de partage au cours de cette période.
Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour lancer le processus de recherche.
Une fois la recherche terminée, les résultats seront affichés.

4. Générer un rapport sur le partage de fichiers et de dossiers

Vous pouvez générer un rapport pour obtenir les détails du partage. Avec ce rapport, vous pouvez savoir si des fichiers et des dossiers sont partagés avec des invités dans OneDrive et SharePoint.

Pour générer un rapport sur le partage de fichiers et de dossiers OneDrive, procédez comme suit :

Ouvrez OneDrive.
Ouvrez le menu Paramètres et cliquez sur « Paramètres ».
Dans les options de paramètres, recherchez et cliquez sur « Plus de paramètres ».
Ensuite, sélectionnez « Exécuter le rapport de partage ».
Choisissez un emplacement sur votre OneDrive où vous souhaitez enregistrer le rapport.
Après avoir sélectionné l'emplacement, cliquez sur « Enregistrer » pour lancer le processus de génération de rapport.
Selon la taille de votre fichier, le rapport peut prendre un certain temps.

Vous devez être un administrateur de site pour générer un rapport sur le partage de fichiers et de dossiers SharePoint. Suivez les étapes ci-dessous :

Ouvrez SharePoint.
Accédez au site souhaité sur lequel vous souhaitez exécuter le rapport.
Accédez au menu Paramètres .
Recherchez et sélectionnez l'option « Utilisation du site ».
Faites défiler vers le bas et accédez à la section « Partagé avec des utilisateurs externes » pour lancer la génération du rapport.
Sélectionnez le bouton « Exécuter le rapport ».
Choisissez un emplacement pour stocker le rapport et cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer la sélection.
En fonction de la taille de votre site, la rédaction du rapport peut prendre un certain temps.

Une fois l'exécution du rapport terminée, vous recevrez un e-mail contenant un lien pour accéder au rapport généré.

Quels détails pouvez-vous obtenir du rapport sur le partage de fichiers et de dossiers dans OneDrive et SharePoint ?

Le CSV exporté contient les attributs suivants, notamment :

Column: Description
Resource Path: L'URL relative de l'élément.
Item Type: Indique le type d'élément, tel que Web, dossier, fichier, etc.
Permission: Spécifie le niveau d'accès accordé à l'utilisateur pour cet élément.
User Name: Fournit le nom convivial de l’utilisateur ou du groupe ayant accès à cet élément. S'il s'agit d'un lien de partage, le nom d'utilisateur sera « SharingLink ».
User E-mail: Affiche l'adresse e-mail de l'utilisateur qui a accès à cet élément. Ce champ reste vide pour les groupes SharePoint.
User or Group Type: Spécifie la classification de l'utilisateur ou du groupe, indiquant s'il s'agit d'un membre (interne), d'un invité (externe), d'un groupe SharePoint, d'un groupe de sécurité ou d'un groupe Microsoft 365. Veuillez noter que « Membre » désigne un membre de l'annuaire, pas nécessairement un membre du site.
Link ID: Affiche l'identifiant unique (GUID) associé au lien de partage si le nom d'utilisateur est « SharingLink ».
Link Type: Indique le type de lien de partage utilisé, tel que Anonyme, Entreprise ou Personne spécifique, applicable lorsque le nom d'utilisateur est « SharingLink ».
AccessViaLinkID: Spécifie l’ID de lien utilisé pour accéder à l’élément si l’autorisation d’un utilisateur sur l’élément se fait via un lien partagé.

Ce sont les moyens impliqués dans la gestion des fichiers et dossiers partagés dans OneDrive ainsi que SharePoint Online.

Microsoft retire SharedWith et SharedWithDetails de OneDrive et SharePoint

Début juin, Microsoft a annoncé que les colonnes « SharedWith » et « SharedWithDetails » ne seraient plus mises à jour dans OneDrive et SharePoint. Cette transition sera pleinement mise en œuvre d’ici fin juillet.

Pourquoi ce changement, demandez-vous ? Eh bien, Microsoft s'est rendu compte que ces colonnes ne reflètent pas avec précision les autorisations et les personnes qui ont accès à un élément. En fait, la colonne « SharedWith » est masquée par défaut depuis plus de trois ans maintenant, ce qui indique sa pertinence décroissante. Même après avoir supprimé les autorisations permettant à un utilisateur ou à un groupe d'accéder au document partagé, son nom ou son groupe apparaît toujours dans la colonne « Partagé avec ».

En conséquence, Microsoft a décidé de considérer les données contenues dans ces colonnes comme du contenu client. Cela signifie que ces colonnes seront complètement supprimées dans un avenir proche. Tout cela fait partie de l’engagement de Microsoft à rationaliser et à optimiser ses services pour vous offrir la meilleure expérience possible.

Où pouvez-vous afficher les informations SharedWith et SharedWithDetails ci-après ?

Simple, vous pouvez utiliser les journaux d'audit Microsoft natifs, le panneau « Partagé » et le rapport de partage pour obtenir des informations sur les colonnes SharedWith et SharedWithDetails dans OneDrive et SharePoint.

Pour obtenir des informations sur la colonne SharedWith , vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessus pour savoir avec qui vos fichiers/dossiers OneDrive et SharePoint sont partagés.

Pour obtenir des informations sur la colonne SharedWithDetails, vous pouvez accéder à OneDrive/SharePoint -> Mes fichiers -> Choisir n'importe quel fichier -> Sélectionner plus d'options -> Détails.

En plus de cela, vous pouvez consulter les journaux d'audit Microsoft 365. Dans le journal d'audit, vous disposez d'une colonne dédiée dans laquelle vous pouvez surveiller les détails d'un élément partagé.

J'espère que ce blog vous a aidé à mieux comprendre la gestion des fichiers et dossiers partagés dans OneDrive et SharePoint Online. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter dans la section commentaires.