Obtenir l’accès de l’administrateur au OneDrive Entreprise d’un utilisateur

OneDrive for Business est une solution cloud sécurisée pour un télétravail, un accès à distance et un partage de fichiers privés pratiques. En effet, les fichiers stockés sur OneDrive sont privés par défaut : les utilisateurs contrôlent l'accès aux fichiers qu'ils téléchargent, ils ne peuvent donc être vus par les autres employés que s'ils ont été partagés par le propriétaire de OneDrive. Même les utilisateurs disposant d'un accès Administrateur global ne peuvent pas accéder aux fichiers à moins que le titulaire du compte OneDrive ne leur ait accordé les autorisations appropriées.

Ce manque d’accès aux référentiels OneDrive des employés pose des problèmes aux administrateurs qui tentent d’assurer la sécurité des données. Ce document explique comment vous pouvez y accéder lorsque cela est nécessaire, ainsi que comment la classification des données vous permettra d'améliorer la sécurité et la conformité réglementaire dans l'ensemble de l'environnement informatique, y compris OneDrive.

Accéder à OneDrive Entreprise

Il existe diverses raisons pour lesquelles les équipes d’administration de OneDrive Entreprise, les professionnels de la sécurité et les responsables ont besoin d’accéder de temps à autre au OneDrive des employés :

Contrôler les paramètres d'accès aux documents et fichiers sensibles
Autoriser la récupération de fichiers lorsqu'un employé quitte l'organisation
Respecter les réglementations sur la confidentialité des données, telles que le RGPD et le CCPA
Remplir les demandes de découverte électronique liées aux procédures judiciaires
Garantir le respect par les employés des politiques de l'entreprise concernant l'utilisation des données

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La bonne nouvelle est qu’il existe trois manières pour les équipes informatiques d’accéder aux fichiers et dossiers OneDrive des utilisateurs actifs lorsque cela est nécessaire :

Via le Centre d'administration Microsoft 365
Via le centre d'administration SharePoint Online
Utiliser PowerShell

Configuration de l'accès aux fichiers One Drive via le Centre d'administration Microsoft 365

Tant que vous disposez d'une licenced'administrateur global Microsoft 365, vous pouvez devenir propriétaire du OneDrive d'un utilisateur en suivant ces étapes :

Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365 pour votre locataire.
Sélectionnez l'utilisateur OneDrive dont vous avez besoin.
Faites défiler jusqu'à Paramètres OneDrive.
Cliquez sur Accéder aux fichiers et accordez-vous des privilèges d'administrateur dans les paramètres OneDrive.
Cliquez sur le lien hypertexte pour ouvrir OneDrive dans votre navigateur afin d'accéder au OneDrive de l'utilisateur en tant qu'administrateur secondaire.

Configuration de l'accès aux fichiers via le centre d'administration SharePoint Online

Un administrateur peut utiliser le Centre d'administration SharePoint Online pour transférer la propriété d'un OneDrive ou contrôler l'accès des utilisateurs à OneDrive, comme suit :

Ouvrez la page « Plus de fonctionnalités » dans le Centre d'administration SharePoint et connectez-vous avec un compte disposant des autorisations d'administrateur.
Sous Profils utilisateur, sélectionnez Ouvrir.
Sous Personnes, sélectionnez Gérer les profils utilisateur.
Saisissez le nom de l'utilisateur et cliquez sur Rechercher.
Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'utilisateur et sélectionnez Gérer les propriétaires de la collection de sites.

Ajouter un administrateur secondaire dans les administrateurs de la collection de sites

Configuration de l'accès administrateur de la collection de sites aux fichiers via les applets de commande PowerShell

Chaque utilisateur est l'administrateur de la collection de sites SharePoint pour son propre emplacement OneDrive Entreprise. Toutefois, les administrateurs peuvent configurer les propriétaires de collections de sites via PowerShell à l'aide du script suivant :

$ssODFBSite="<ODFB_Site_Url>"

$sSecondaryODFBAdmin ="<O365_User_To_Add>"

Set-SPOUser -Site $sODFBSite -LoginName $sSecondaryODFBAdmin -IsSiteCollectionAdmin $true

La classification des données ajoute une protection aux référentiels OneDrive Entreprise

Bien entendu, garantir que vous pouvez accéder aux données OneDrive d’un utilisateur lorsque cela est nécessaire n’est pas suffisant pour assurer la sécurité et la conformité. Les référentiels OneDrive Entreprise de tout employé peuvent contenir des données réglementées ou critiques pour l’entreprise qui doivent être correctement contrôlées par l’organisation à tout moment. L’un des meilleurs moyens d’obtenir ce contrôle consiste à utiliser la classification des données.

La classification des données est le processus de catégorisation et de marquage des données afin qu'elles soient facilement accessibles et protégées. Une classification efficace des données vous permet de savoir exactement où les données sensibles sont stockées, afin que vous puissiez appliquer des contrôles de sécurité appropriés autour de celles-ci. Par exemple, si vous constatez que des informations réglementées par le RGPD sont stockées dans le dossier OneDrive d'un utilisateur particulier, vous pouvez déclencher un signal d'alarme et vous assurer que les données sont déplacées vers un référentiel approuvé. Mieux encore, une solution de classification des données surveille en permanence ces violations et automatise le processus de correction.

Processus de classification des données natives

Les organisations disposent de plusieurs options natives pour classer les données sur leurs réseaux :

Processus automatisés, qui incluent la recherche par mots clés et l'utilisation de types d'informations sensibles
Options manuelles, qui incluent l'application d'étiquettes basées sur les configurations d'administration

Ces deux options impliquent plusieurs étapes que les employés doivent reproduire sur des dizaines, voire des centaines de types de fichiers et de sources de données. En bref, il s’agit de processus longs, répétitifs et compliqués, très sujets aux erreurs. De plus, les professionnels de la sécurité très occupés sont déjà surchargés, de sorte que ces tâches critiques ne sont tout simplement pas exécutées du tout.

Les problèmes supplémentaires liés aux outils natifs sont les suivants :

Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur tous les plans d’abonnement.
Seuls les fichiers Office sont pris en charge.
Les étiquettes ne sont pas faciles à personnaliser,
Les données structurées ne sont pas prises en charge.
La prise en charge des applications et systèmes tiers est très limitée.

Netwrix fournit une solution intelligente de classification des données

Netwrix Data Classification offre une meilleure approche. Tout commence par des taxonomies intégrées pour les types courants de données sensibles, telles que le RGPD et les données financières, ainsi qu'un gestionnaire de taxonomie flexible qui vous permet de modifier facilement ces taxonomies ou de créer les vôtres pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ces taxonomies sont utilisées pour classer automatiquement les données dans l’ensemble de l’environnement informatique : données structurées et non structurées stockées sur site ou dans le cloud, y compris le contenu des référentiels OneDrive Entreprise des utilisateurs. La recherche de termes composés et d'autres fonctionnalités avancées garantissent des résultats de classification très précis et fiables.

De plus, Netwrix Data Classification indique où se trouvent les données sensibles et qui a accès à ces données, afin que vous puissiez vous assurer que les données sont stockées uniquement dans des emplacements sécurisés et ne sont accessibles que par le personnel autorisé. La plate-forme propose même des flux de travail de correction automatisés qui déplacent automatiquement les données vulnérables vers une zone de quarantaine sûre et alertent en cas de modifications critiques apportées à vos données.