Comment créer un calendrier partagé dans Outlook

Un calendrier partagé peut vraiment aider votre équipe de projet à suivre les rendez-vous et les tâches à venir. L'avantage d'un calendrier partagé dans Outlook est que, avec les autorisations appropriées, chaque membre peut créer et modifier des rendez-vous ou uniquement afficher les réunions à venir.

Un calendrier partagé peut être créé sous votre propre compte ou vous pouvez utiliser un compte de boîte aux lettres partagé pour créer le calendrier. Nous pouvons créer le calendrier dans Outlook et Outlook Online.

Dans cet article, j'expliquerai comment créer un calendrier partagé dans Outlook, définir les autorisations appropriées et comment les membres peuvent ouvrir le calendrier.

Créer un calendrier partagé dans Outlook

Chaque boîte aux lettres est livrée avec un calendrier par défaut. Vous pouvez désormais partager votre propre calendrier avec vos collègues, mais ce n'est pas toujours la meilleure option. Ce que beaucoup de gens ne savent pas, c'est que vous pouvez créer des calendriers supplémentaires dans Outlook.

Nous allons créer un nouveau calendrier dans Outlook, que nous partagerons ensuite. De cette façon, nous pouvons séparer nos propres rendez-vous du projet. Et grâce à la fonction de superposition du calendrier dans Outlook, nous gardons toujours une trace de tous les rendez-vous dans un seul aperçu.

Les étapes ci-dessous décrivent comment créer et partager un calendrier dans Outlook. Faites défiler vers le bas pour connaître les étapes dans Outlook 365.

Ouvrez l'affichage du calendrier dans Outlook
Dans Outlook, cliquez sur l'icône du calendrier.
Ajouter un nouveau calendrier vierge
- Assurez-vous que l'onglet Accueil est sélectionné
- Cliquez sur Ajouter un calendrier dans le ruban
- Sélectionnez Créer un nouveau calendrier vierge…
Créer le nouveau calendrier
Donnez un nom au nouveauagenda, sélectionnez un emplacement pour le calendrier et cliquez sur OK. L'emplacement par défaut, sous votre propre compte de boîte aux lettres, convient à la plupart des situations. Plus loin dans l'article, j'expliquerai comment créer le calendrier dans un compte de boîte aux lettres partagée.

Gardez à l'esprit que si votre compte est fermé, le calendrier ne sera plus accessible.
Partagez le calendrier avec les membres

Le calendrier est maintenant créé sous Mes calendriers. Nous allons maintenant devoir partager le calendrier avec les membres de notre projet.

Dans le ruban, sous l'onglet accueil , cliquez sur Partager le calendrier et sélectionnez notre calendrier nouvellement créé.

Si le calendrier n'est pas encore affiché, cliquez sur Envoyer/Recevoir et Envoyer/Recevoir tous les dossiers. Cela peut prendre une minute avant que le calendrier soit visible.
Ajouter des autorisations au calendrier
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Ajouter pour sélectionner les membres auxquels vous souhaitez autoriser l'accès au calendrier. Ensuite, définissez l'autorisation correcte que vous souhaitez accorder, par exemple, vous pouvez modifier ou afficher uniquement tous les détails. Une fois terminé, cliquez sur Appliquer

En savoir plus sur le niveau d'autorisation du calendrier dans cet article, où j'explique toutes les différences.

Créer un calendrier partagé dans Outlook 365

Nous pouvons également créer un nouveau calendrier dans Outlook 365 et le partager avec les membres de notre projet. Les étapes sont assez similaires, seule la disposition est différente.

Ouvrez Outlook Online et ouvrez votre vue Calendrier
Cliquez sur Ajouter un calendrier

Cliquez sur Créer un calendrier vierge.
Donnez au calendrier un nom, une couleur et éventuellement une icône
Cliquez sur Enregistrer pour créer le nouveau calendrier.

Le calendrier nouvellement créé devrait maintenant être répertorié sur le côté gauche sous Mes calendriers. Il ne nous reste plus qu'à partager le calendrier avec d'autres utilisateurs :

Survolez avec votre souris le calendrier que vous venez de créer.
Cliquez sur les 3 points
Cliquez sur Partage et autorisations

Vous devrez ajouter une personne à la fois, rechercher par nom ou adresse e-mail et sélectionner l'utilisateur.
Choisissez le niveau d'autorisations et cliquez sur Partager. Répétez les étapes pour tous les utilisateurs.

Comment ouvrir un calendrier partagé dans Outlook

Un calendrier partagé devra être ajouté dans Outlook par les utilisateurs eux-mêmes. Il y a deux façons de procéder. Lorsque vous partagez un calendrier avec vos collègues, ils recevront automatiquement un e-mail d'invitation. L'utilisateur peut simplement cliquer sur accepter pour ajouter le calendrier partagé à son Outlook.

Une autre option consiste à ajouter manuellement le calendrier dans Outlook, pour cela vous aurez besoin de connaître le nom du calendrier.

Ouvrez la vue du calendrier dans Outlook et cliquez sur Ajouter un calendrier.
Sélectionnez Ouvrir le calendrier partagé…

Saisissez le nom du calendrier partagé et cliquez sur Ouvrir. Cela peut prendre un certain temps avant que le calendrier ne soit visible dans Outlook. Si vous effectuez une recherche sur le nom du calendrier et que vous obtenez la réponse « Aucune suggestion », donnez-lui simplement une heure et réessayez.

D'après mon expérience, cliquer sur accepter dans l'e-mail d'invitation fonctionne le plus rapidement.

Créer un calendrier partagé dans une boîte aux lettres partagée

Lorsque vous disposez des autorisations d'accès complet à une boîte aux lettres partagée, il est également possible de créer un nouveau calendrier partagé dans la boîte aux lettres partagée. L’avantage de cette méthode est que le calendrier n’est pas lié au compte Outlook d’un employé. Ainsi, lorsque l’employé quitte l’organisation, le calendrier peut toujours être utilisé par d’autres.

Pour créer le calendrier, suivez les étapes décrites précédemment, uniquement à l'étape 3, nous allons sélectionner un emplacement différent pour le calendrier :

Faites défiler la liste sous « Où placer le dossier »
Développez la boîte aux lettres partagée (dans ce cas nommée « openmailbox »
Sélectionnez le dossier du calendrier

Le calendrier partagé est désormais créé dans le compte de boîte aux lettres partagée « openmailbox ».

Fermer ou supprimer une boîte aux lettres partagée

Lorsque vous quittez le projet, vous souhaitez probablement supprimer le calendrier partagé de votre Outlook. Fermer ou supprimer une boîte aux lettres partagée est assez simple :

Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier dans Outlook
Choisissez Supprimer l'agenda.

Ou dans Outlook Online

Passez la souris sur le calendrier et cliquez sur les 3 points pour plus d'options
Cliquez sur Supprimer pour fermer le calendrier

Emballer

Les calendriers partagés dans Outlook sont très utiles lorsque vous travaillez sur un projet ou lorsque vous planifiez un événement. Vous pouvez le partager facilement avec plusieurs personnes, accorder différentes autorisations et garder votre propre calendrier pour vous.

J'espère que cet article vous a aidé à créer un calendrier partagé. Si vous avez des questions, déposez simplement un commentaire ci-dessous.