Groupes Office 365 et comment les gérer

Les groupes Office 365 permettent aux utilisateurs d'accéder aux informations à divers endroits, notamment les bibliothèques de documents SharePoint ou OneDrive Entreprise, les fichiers OneNote, les boîtes de réception ou les calendriers partagés sur Exchange Online, les réunions Lync ou Skype Entreprise ou les bases de données Dynamics CRM. Les groupes Office 365 sont des objets dans Azure Active Directory, ils ne sont donc pas disponibles dans votre déploiement local. Un groupe comprend la liste des utilisateurs membres, les URL des ressources et une liste des propriétaires du groupe.

Création de groupes Office 365

Les administrateurs et les utilisateurs finaux peuvent créer des groupes.

Les administrateurs Office 365 peuvent se connecter au portail sur https://portal.office.com, cliquer sur le lien Admin, survoler l'icône de personnes sur le côté, puis cliquer sur Ajouter un groupe. fort>.

Figure 1. Comment les administrateurs peuvent créer un groupe à partir du portail Office 365

Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux groupes directement depuis Outlook à partir du ruban, à condition qu'ils utilisent Outlook à partir du package Office 365 ProPlus :

Figure 2. Comment les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau groupe à partir d'Outlook

Cela fera apparaître un écran semblable à celui du portail, où ils pourront nommer le groupe et choisir les paramètres de confidentialité.

Figure 3. Comment les utilisateurs spécifient les détails d'un groupe qu'ils créent à partir d'Outlook

Gardez à l'esprit que les utilisateurs peuvent interagir avec les groupes Office 365 uniquement à partir d'un navigateur Web, et non à partir d'un client de bureau Office actuel. Le prochain client Office 2016 inclura la prise en charge des groupes.

Gestion des groupes Office 365

Les groupes sont destinés à être en grande partie en libre-service : les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes et gérer leurs adhésions à l'aide des outils intégrés à l'interface utilisateur Web ou via les applications complètes de la suite Office 2016. Les utilisateurs peuvent également parcourir la liste des groupes pour trouver celui dont ils ont besoin et s'inscrire pour devenir membre du groupe. Par conséquent, les groupes ont tendance à proliférer rapidement, ce qui entraîne des défis pour les administrateurs, notamment :

• Qui gère le cycle de vie de tous ces groupes, dont certains peuvent avoir été créés pour des tâches d'une semaine et d'autres pour des projets à long terme ? Qui décide quel contenu est toujours en ligne et lequel doit être archivé ?
• Que se passe-t-il lors de la prochaine itération ou version ? Comment les comptes et les ressources circulent-ils ? Le processus est loin d'être clair, en particulier pour les utilisateurs disposant d'un déploiement hybride d'Exchange, de SharePoint ou des deux.
• Que faire si le sujet abordé en groupe est sensible ? Si tel est le cas, le groupe ne devrait probablement pas être public et n’importe qui ne devrait pas non plus pouvoir s’ajouter au groupe.

Ajout d'utilisateurs invités aux groupes Office 365

L'un des grands avantages des groupes Office 365 est la fonctionnalité d'accès invité : la possibilité de permettre aux utilisateurs extérieurs à l'entreprise de collaborer sur des éléments du groupe. Cette fonctionnalité s’articule autour du concept d’utilisateur invité dans Azure AD, qui est un compte associé à une adresse e-mail extérieure au locataire.

Seul le propriétaire d'un groupe peut ajouter un invité au groupe. Pour fournir un accès invité, ouvrez le groupe à l'aide d'Outlook Web Access sur Office 365. Dans le menu à trois points sur la droite, sélectionnez Membres, puis Invités. Cliquez sur Ajouter des membres, puis saisissez l'adresse e-mail de l'invité.

En arrière-plan, Office 365 vérifie si un objet utilisateur invité existe déjà pour cette adresse e-mail ; si ce n’est pas le cas, Office 365 en crée automatiquement un à la volée. Ensuite, il accorde au compte d'utilisateur invité nouveau ou existant les autorisations appropriées au groupe et envoie un e-mail à l'utilisateur invité avec un lien vers l'objet à partager et des informations sur la manière dont l'utilisateur invité peut se retirer du groupe.

Si l'utilisateur invité dispose d'un compte Microsoft qui correspond à l'adresse e-mail spécifiée par le propriétaire lors du processus d'ajout, l'invité s'authentifiera avec celle-ci. Dans le cas contraire, l'utilisateur sera redirigé vers invitations.microsoft.com pour créer un compte ad hoc dans ce locataire Office 365 (qui n'est pas un compte Microsoft universel).

Que peut faire un utilisateur invité dans un groupe Office 365 ? Découvrez quelques scénarios courants ci-dessous :

• Rejoignez une conversation dans la boîte aux lettres du groupe. Cela se fait uniquement par courrier électronique et non via n'importe quelle sorte d'interface sur le système Office 365 ; les messages sont envoyés par e-mail à l’adresse e-mail du voyageur. Par conséquent, ils peuvent également rechercher les conversations de groupe auxquelles ils ont participé dans leur propre boîte aux lettres.
• Envoyer des demandes de réunion vers le calendrier partagé du groupe,
• Interagissez avec un seul document dans une bibliothèque SharePoint Online qu’un utilisateur l’a invité à modifier.
• Accédez aux bibliothèques de documents du groupe et effectuez une recherche dans ces documents dans SharePoint Online à l'aide de la vue Fichiers d'Office 365.
• Consultez les pièces jointes envoyées via l’intégration de OneDrive Entreprise avec Outlook et les blocs-notes OneNote partagés.

Atténuer les risques liés aux utilisateurs invités dans les groupes Office 365

Accorder aux utilisateurs externes l’accès à l’accès d’entreprise soulève deux préoccupations majeures :

• Risque de perte de données : comment vous assurer que les utilisateurs conservent le contenu privé sur le site et ne le transfèrent pas ou ne le téléchargent pas ?
• Risque d'accès continu : comment garantissez-vous que les droits d'accès des utilisateurs externes sont systématiquement révoqués lorsqu'ils ne sont plus nécessaires ?

Microsoft a intégré certaines protections contre ces menaces. Par exemple:

• Les invités peuvent interagir avec les groupes Office 365 uniquement via le navigateur (à l'exception des notifications individuelles par courrier électronique décrites précédemment).
• Les invités ne peuvent pas voir les informations de la liste d'adresses globale (GAL), telles que la hiérarchie organisationnelle, et les invités n'apparaissent pas dans la GAL.
• Les invités ne peuvent pas afficher ou interagir avec les informations enregistrées avec la protection de gestion des droits relatifs à l’information (IRM).
• Les invités ne peuvent pas devenir propriétaires de groupes Office 365.
• Les MailTips avertissent toute personne utilisant Outlook sur le Web ou le client de bureau Outlook lorsqu'elle envoie des éléments à un groupe comprenant des utilisateurs invités afin d'éviter la fuite de documents confidentiels.

Pour atténuer davantage ces risques, vous devez informer vos utilisateurs sur les meilleures pratiques de sécurité pour les groupes Office 365 et exiger que les propriétaires attestent régulièrement de l'utilité continue et de l'appartenance à leurs groupes Office 365.