Groupes Office 365 vs équipes

Avant de commencer, je voudrais souligner que le titre « Groupes Office 365 vs Teams » est légèrement trompeur. La raison en est que les groupes Office 365 et Microsoft Teams ne sont pas en concurrence. En fait, ils peuvent se compléter, à condition que nous ayons une compréhension de base de la façon dont ils fonctionnent ensemble. Il convient de rappeler que chaque fois qu’une nouvelle équipe est créée, un groupe Office 365 associé est également créé.

Qu’est-ce qu’Office 365 ?

Résumons. Office 365 est la version cloud de la suite de productivité Microsoft Office, qui comprend toutes les mêmes applications de base, telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Office 365 comprend des applications supplémentaires telles que OneNote, Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer et bien sûr Teams.

Qu’est-ce que MS Teams ?

Microsoft Teams est une plate-forme de communication et de collaboration qui propose des discussions, des vidéoconférences, du stockage de fichiers, des applications tierces et bien plus encore. Comme mentionné ci-dessus, lorsqu'une nouvelle équipe est créée, un nouveau groupe Office 365 est automatiquement créé, ainsi qu'une bibliothèque de documents SharePoint et un bloc-notes OneNote.

Qu’est-ce qu’un groupe Office 365 ?

Un groupe Office 365 est un objet stocké dans Azure Active Directory, créé par un administrateur Microsoft 365. Les administrateurs peuvent ajouter des membres au groupe, leur donnant ainsi accès à ses ressources.

Groupes Office 365 et MS Teams : en quoi diffèrent-ils ?

Premièrement, les interfaces sont assez différentes. Un groupe Office 365 a une interface similaire à Outlook, tandis que l'interface MS Teams est sans doute plus moderne. Deuxièmement, Microsoft Teams possède certaines fonctionnalités qui ne sont pas disponibles pour un groupe Office 365. Par exemple, Teams facilite les appels vocaux et vidéo et dispose également d'une version de bureau.

Naturellement, Teams fait un meilleur travail en matière de communication et de collaboration puisque c’est pour cela qu’il a été conçu. Malheureusement, les groupes Office 365 et MS Teams ne s’intègrent pas de manière transparente. Pour illustrer mon propos, considérons les deux scénarios suivants :

Créer une nouvelle équipe et la connecter à un groupe existant

Si vous êtes l'administrateur d'un groupe existant, lors de la création d'une nouvelle équipe, vous pouvez la connecter à un groupe Office 365 existant. Il existe cependant certaines incohérences dont vous devez être conscient.

Premièrement, depuis Teams, vous ne pouvez pas afficher les référentiels de fichiers associés au groupe à moins d'ajouter un onglet SharePoint, ce qui signifie que vous aurez deux onglets distincts ouverts pour afficher les fichiers, ce qui n'est évidemment pas idéal.

Deuxièmement, vous ne pourrez voir aucun contenu OneNote associé au groupe, uniquement le contenu OneNote créé pour chaque canal Teams. De même, vous ne pourrez afficher aucune tâche de planificateur existante du groupe, et les tâches de planificateur créées dans Teams ne seront pas disponibles dans le groupe Office 365 ou dans le planificateur.

Créer une nouvelle équipe et ne pas la connecter à un groupe existant

Si vous créez une nouvelle équipe mais choisissez de ne pas la connecter à un groupe Office 365 existant, vous risquez de créer par inadvertance un groupe portant le même nom et le même objectif qu'un groupe existant déjà, et il n'existe pas de moyen simple pour les membres de l'équipe ou administrateurs pour vérifier si une équipe ou un groupe avec un nom et un objectif similaires existe déjà.

Naturellement, cela peut créer de la confusion et entraîner un flux de travail décousu et incohérent. Par exemple, disons que vous créez une nouvelle équipe appelée « Ventes », sans savoir qu'il existe déjà un groupe portant le même nom et le même objectif. Vous commencez à ajouter des membres de l'équipe, du contenu et des conversations, pour ensuite découvrir le groupe « Ventes » existant. Votre seule option serait de fusionner les deux.

Bien qu'il soit possible de migrer les membres et les fichiers de la nouvelle équipe vers le groupe existant, vous ne pourrez pas migrer les conversations. Pour des raisons évidentes, ce scénario doit être évité. Étant donné que la boîte aux lettres Exchange Online d'un utilisateur est accessible depuis Teams, une meilleure option serait peut-être de migrer les membres et le contenu (fichiers, pages OneNote, tâches du planificateur et compartiments) du groupe existant vers la nouvelle équipe.

En fin de compte, la décision de migrer les données du groupe existant vers la nouvelle équipe, ou les données de la nouvelle équipe vers le groupe existant, dépendra de la quantité de contenu disponible et du nombre de membres.

Bien entendu, le scénario idéal serait d’utiliser uniquement Teams pour toutes les activités qui nécessitent de la communication et de la collaboration et d’éviter complètement d’utiliser des groupes.

Conclusion

Quoi qu’il en soit, le fait est qu’il ne s’agit pas vraiment de groupes Office 365 ou d’équipes, car ils peuvent bien travailler ensemble, à condition que vous soyez au préalable conscient de certaines incohérences. Il convient également de noter que bon nombre de ces problèmes de compatibilité seront probablement résolus dans les prochaines versions de la plateforme Teams.